Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
für den Einsatz der KI-Telefonassistenz „Flowgenics“

Stand: Januar 2026


1. Geltungsbereich

(1) Die nachfolgenden AGB gelten für alle Verträge zwischen Flowgenics, Pascal Kratky, Richard-Wagner-Straße 22, 74821 Mosbach (nachfolgend „Flowgenics“) und Auftraggebern (nachfolgend „Kunde“), insbesondere Arztpraxen, MVZ und anderen medizinischen Einrichtungen.

(2) Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, Flowgenics stimmt ihnen ausdrücklich schriftlich zu.


2. Vertragsgegenstand

(1) Flowgenics stellt dem Kunden eine KI-gestützte Telefonassistenz zur Verfügung, welche eingehende Anrufe automatisch entgegennimmt, Anliegen klassifiziert und an das Praxisteam weiterleitet.

(2) Die Leistungen umfassen insbesondere:

  • automatische Annahme von Anrufen

  • Erkennung und Zuordnung von Anliegen (Termin, Rezept, Rückruf etc.)

  • KI-basierte Zusammenfassungen

  • technische Bereitstellung und Anbindung

  • Support während der Laufzeit

(3) Flowgenics schuldet keine medizinische Beratung, keine Terminvergabe im Namen der Praxis und keine rechtsverbindlichen Aussagen gegenüber Dritten.


3. Vertragsschluss

(1) Der Vertrag kommt zustande durch:

  • digitale Bestätigung,

  • schriftliche Angebotsannahme,

  • oder explizite Buchung per E-Mail oder Formular.

(2) Flowgenics behält sich vor, Aufträge aus wichtigem Grund abzulehnen.


4. Leistungsumfang

(1) Flowgenics stellt dem Kunden eine dedizierte KI-Telefonnummer oder eine Anbindung an seine bestehende Rufnummer zur Verfügung.

(2) Die KI verarbeitet Anfragen anhand von zuvor vereinbarten Regeln.
Flowgenics ist berechtigt, die KI kontinuierlich zu verbessern und Updates vorzunehmen.

(3) Änderungen am Leistungspaket, an Funktionsumfängen oder technischen Komponenten sind zulässig, sofern keine wesentliche Einschränkung für den Kunden entsteht.


5. Mitwirkungspflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich:

  • korrekte Praxisdaten bereitzustellen

  • sicherzustellen, dass Patienten über die Anrufweiterleitung informiert werden dürfen (z. B. Praxisansage)

  • technische Zugangsdaten vertraulich zu behandeln

  • Änderungen an Öffnungszeiten oder Prozessen zeitnah mitzuteilen


6. Vergütung

(1) Der Kunde zahlt:

  • eine einmalige Setup-Gebühr (Höhe gemäß Angebot)

  • eine monatliche Servicegebühr nach Praxistyp

(2) Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(3) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzüge fällig.

(4) Flowgenics kann Preise bei Funktions- oder Leistungs­erweiterungen mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen anpassen.


7. Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Verträge laufen monatlich, sofern nichts anderes vereinbart ist.

(2) Die Kündigungsfrist beträgt 14 Tage zum Monatsende.

(3) Flowgenics behält sich eine außerordentliche Kündigung vor bei:

  • Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen

  • missbräuchlicher Nutzung

  • Verstoß gegen Datenschutzanforderungen


8. Verfügbarkeit & technische Voraussetzungen

(1) Flowgenics strebt eine Verfügbarkeit von 98 % im Monatsmittel an.
Ausgenommen hiervon sind:

  • Wartungsarbeiten

  • Ausfälle bei Drittanbietern

  • höhere Gewalt

(2) Der Kunde ist für eine funktionierende Internet- und Telefoninfrastruktur verantwortlich.


9. Datenverarbeitung & Datenschutz

(1) Flowgenics verarbeitet personenbezogene Daten gemäß DSGVO.
Dazu gehören: Anrufdaten, Sprachaufnahmen, Transkriptionen, Klassifizierungen.

(2) Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird dem Kunden bereitgestellt.

(3) Flowgenics speichert keine medizinischen Diagnosen oder Behandlungsdaten.

(4) Der Kunde stellt sicher, dass die Verarbeitung datenschutzrechtlich zulässig ist (z. B. Patientenaufklärung).


10. Haftung

(1) Flowgenics haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Flowgenics nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, jedoch begrenzt auf den typischen, vorhersehbaren Schaden.

(3) Flowgenics übernimmt keine Haftung für:

  • fehlerhafte oder verspätete Weiterleitungen, die auf Netzwerkproblemen beruhen

  • Ausfälle von Drittanbietern

  • falsche oder unvollständige Angaben von Anrufern

(4) Eine Garantie für medizinische Richtigkeit von Aussagen wird nicht übernommen.


11. Verbotene Nutzungen

Nicht gestattet sind:

  • missbräuchliche Nutzung der KI

  • Verarbeitung von rechtswidrigen Inhalten

  • Nutzung für Notfallmedizin, Rettungsdienste oder zwingend zeitkritische Situationen


12. Geheimhaltung

Beide Parteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen, insbesondere Patientendaten, Geschäftsprozesse und technische Details, vertraulich zu behandeln.


13. Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

(2) Gerichtsstand ist – soweit zulässig – Mosbach.

(3) Sollten Teile dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.